Как сделать опись документов в архив?

Кто составляет архивную опись?

Их составляют сотрудники подразделений. После того как документы передали в архив, функция этих описей выполнена. Архивные описи — это архивные справочники — основной вид научно-справочного аппарата к документам фонда. Их составляют специалисты в архиве организации на основании описей дел структурных подразделений.

Кто составляет опись?

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

Как правильно составлять опись документов?

Среди ее основных реквизитов можно выделить:

1. название организации (если архив — сторонняя организация);
2. номер описи;
3. дату описи;
4. наименование сдаваемых на хранение документов;
5. период, к которому относятся документы;
6. срок хранения документов;
7. количество листов;
8. расположение документов (номер папки, дела или короба);

Какие три вида описей дел составляются в организации при подготовке дел для передачи на архивное хранение?

Это дело ведется с 2014 года, каждый год бухгалтерия передает 3 вида описей: постоянного хранения, по личному составу и электронных документов, дел постоянного хранения.

Кто готовит готовые регистрационные журналы к сдаче в архив на хранение?

Законченные регистрационные журналы или книги, карточки готовятся к сдаче в архив работниками канцелярии или отделов, ответственных за ведение этих документов, которые нумеруют листы, а на оборотной стороне последнего чистого листа делают заверительную надпись.

Кем подписываются описи в обязательном порядке?

Опись согласовывают с руководителем службы делопроизводства организации, затем опись подписывает составитель (лицо, ответственное за делопроизводство в подразделении) и утверждает руководитель структурного подразделения.

Для чего нужна опись дел?

Описи нужно составлять для документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для дел по личному составу. Некоторые организации имеют специфичные по роду деятельности документы, например: судебные дела, медицинские карты и т. д.

Кто подписывает опись документов?

Перед тем как составить опись документов, проверьте их комплектность. В завершение процесса завизируйте ее: обычно перечень подписывает лицо, которое отвечает за документооборот в компании (секретарь, делопроизводитель, ассистент директора).

Что входит в опись дел?

Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава, содержания, а также учета дел. Опись отражает систему организации документов архивного фонда и закрепляет систематизацию дел внутри фонда.

Как правильно составить опись вложения?

Бланк описи вложения заполняется в двух экземплярах - один прилагается к отправлению, другой возвращается отправителю. Сотрудник почты, который принимает отправление с описью вложения, сверяет содержимое с указанным в описи, затем ставит печать с датой, индексом почтового отделения и подпись.

Как заполнить опись вложения в письмо?

Как составить опись вложения: образец

1. Возьмите в отделении почтовой связи бесплатный бланк ф. ...
2. Укажите наименование всех пересылаемых документов, их количество и объявленную ценность для каждого. ...
3. Под таблицей в соответствующих строках укажите общее число пересылаемых предметов и их объявленную ценность.

22 янв. 2020 г.

Как сделать опись вложения в письмо?

Опись вложения в ценное письмо

Опись вложения состоит из 2-х идентичных частей, одна половина описи вкладывается в конверт, а вторая отдается лично в руки отправителю. Отправитель обязан заполнить опись, указать адрес отправителя и адрес получателя, далее перечислить документы, ценные вещи, которые намерен переслать.

Что такое крайние даты в описи дел?

В графу 4 вносятся крайние даты документов дела, т. е. начальной и конечной дат документов. Начальной датой дела является дата создания самого раннего документа, конечной – дата создания самого позднего документа.

Какие годовые разделы сводной описи дел составляются в архиве организации?

В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений и общественных организаций, а также заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку " ...

Каков порядок передачи дел в архив?

Прием-передача дел в архив организации производится работником архива и работником структурного подразделения, при этом на всех экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.

Интересные материалы:

Что регламентирует устав предприятия?
Что считается ненормированным рабочим днем?
Что считается рабочим временем по трудовому законодательству?
Что сделав что делая?
Что сейчас стало с Роналдиньо?
Что следует понимать под системой органов юстиции?
Что случилось с Алексей Воробьев?
Что случилось с Элисон?
Что случилось с Кудрявцевой?
Что случилось с Лерой из ранеток?