Как сделать опись документов для сдачи в архив?

Кто составляет архивную опись?

Их составляют сотрудники подразделений. После того как документы передали в архив, функция этих описей выполнена. Архивные описи — это архивные справочники — основной вид научно-справочного аппарата к документам фонда. Их составляют специалисты в архиве организации на основании описей дел структурных подразделений.

Кто составляет опись?

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

Какие три вида описей дел составляются в организации при подготовке дел для передачи на архивное хранение?

Это дело ведется с 2014 года, каждый год бухгалтерия передает 3 вида описей: постоянного хранения, по личному составу и электронных документов, дел постоянного хранения.

Какие документы подлежат сдаче в архив организации?

В архив передаются документы организаций-предшественников, а также документы ликвидированных подчиненных организаций. Перед сдачей документов на архивное хранение необходимо оформить их в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов организаций.

Как составляется архивная опись?

Этапы составления архивных описей

Прежде всего, создаётся описательная статья, которая включает в себя различные структурные данные: порядковый номер дела, индекс, заголовок, даты, количество листов. Далее специалист составляет два учётных документа описи: итоговую запись и лист-заверитель.

Кто готовит готовые регистрационные журналы к сдаче в архив на хранение?

Законченные регистрационные журналы или книги, карточки готовятся к сдаче в архив работниками канцелярии или отделов, ответственных за ведение этих документов, которые нумеруют листы, а на оборотной стороне последнего чистого листа делают заверительную надпись.

Для чего составляется опись дел?

В связи с этим при создании описиопределяющим фактором является её качественное составление. Опись дел – это справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда (дела) и учета дел.

Для чего нужна опись дел?

Описи нужно составлять для документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для дел по личному составу. Некоторые организации имеют специфичные по роду деятельности документы, например: судебные дела, медицинские карты и т. д.

Кто подписывает опись документов?

Перед тем как составить опись документов, проверьте их комплектность. В завершение процесса завизируйте ее: обычно перечень подписывает лицо, которое отвечает за документооборот в компании (секретарь, делопроизводитель, ассистент директора).

Что такое крайние даты в описи дел?

В графу 4 вносятся крайние даты документов дела, т. е. начальной и конечной дат документов. Начальной датой дела является дата создания самого раннего документа, конечной – дата создания самого позднего документа.

Можно ли помещать в одно дело документы временного и постоянного сроков хранения?

Необходимо запомнить, что документы постоянного и временного сроков хранения не группируют в одно дело. Существует правило, по которому в дело не помещают более 250 листов при его толщине не более 4 см.

Какие годовые разделы сводной описи дел составляются в архиве организации?

В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений и общественных организаций, а также заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку " ...

Какие документы можно сдать в архив?

Законодательство РФ регламентирует, что документы при ликвидации компании передаются правопреемнику или в государственный архив. Документы, подлежащие передаче в архив, имеют срок хранения 75 лет или «постоянно». Для передачи документов в архив необходимы описи дел, предисловия к описям, историческая справка.

Какие документы сдаются в архив при ликвидации предприятия?

Какие документы необходимо сдать в архив при закрытии фирмы?

• документы по начислению заработной платы;
• трудовые договоры, приказы о назначении, переводе или увольнении;
• учетные и личные карточки сотрудников;
• личные дела уволенных работников;
• любые другие бумаги, касающиеся личного состава фирмы;

Какие дела исключаются при передаче в архив?

11.1. Передаче на хранение в государственные архивы подлежат: дела общего делопроизводства постоянного срока хранения – по истечении 15-летнего срока хранения в архиве мирового судьи; судебные дела постоянного срока хранения - по истечении 75-летнего срока хранения в архиве мирового судьи.

Интересные материалы:

Что происходит при столкновении частицы с Античастицей?
Что происходит сейчас в Афганистане?
Что происходит в ночь с 6 на 7 января?
Что происходит в подготовительном этапе энергетического обмена?
Что произошло в Абхазии в 1992 году?
Что проверяет Роспотребнадзор в детском саду?
Что растет в тундре?
Что растворяет ацетон?
Что разрушает гистамин?
Что развивает приседания?