Как формируются документы в дела?

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел организации отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера. Дела со дня их заведения до передачи в архив организации хранятся по месту их формирования.

Какие документы не формируются в дела?

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

Как формируются дела для сдачи в архив?

Как уже говорилось, отобранные для передачи в архив организации дела подлежат полному оформлению, которое включает:

• подшивку или переплёт дела;
• нумерацию листов дела;
• составление листа-заверителя;
• составление обложки дела;
• составление (при необходимости) внутренней описи документов дела.

В каком порядке подшиваются документы в дело?

2.2.1. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в специальную твердую папку с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, резолюций и т. п. При подготовке дел к подшивке металлические булавки и скрепки из документов удаляются.

Когда дело считается заведенным?

Работа по формированию дел ведется в течение всего календарного года, по мере окончания работы с тем или иным документом он помещается в соответствующую папку. Дело считается заведенным с момента появления в папке первого исполненного документа.

Как формируются протоколы в дела?

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по датам их составления и в порядке возрастания их номеров. Имеющиеся приложения к протоколам формируются в одно дело, т. е. ... В случае большого объема приложений к протоколам приложения формируются в отдельные дела по датам протоколов и их номерам.

Какая регистрация документов является централизованной?

Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Сколько листов должно быть в деле для сдачи в архив?

4.20 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015) в каждом деле ...

Как правильно оформить документы для сдачи в архив?

Документы, подлежащие передаче в архив, имеют срок хранения 75 лет или «постоянно».
...
На обложке дела должна присутствовать следующая информация:

1. наименование организации;
2. код структурного подразделения;
3. номер дела;
4. заголовок дела;
5. количество листов;
6. даты дела;
7. архивный шифр дела;
8. срок хранения дела.

Какие требования необходимо соблюдать при формировании дела?

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: - документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; - включать в дело по одному экземпляру каждого документа <*>; <*> В дело могут включаться черновые и дублетные экземпляры особо ценных документов.

Как подшиваются дела?

Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Что включает в себя подготовка исполнения документов к хранению и использованию?

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает в себя: ... описание документов постоянного и долговременного хранения; обеспечение их сохранности; передачу дел в архив учреждения, то есть в ведомственный архив.

Какие сведения выносятся на обложку дела?

наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела, крайние даты дела, количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

В чем заключается алфавитный принцип при формировании документов в дело?

Алфавитный. При использовании этого принципа документы в деле группируются в алфавитном порядке - по фамилиям авторов документов, организаций-корреспондентов и др. Этот принцип применяется при формировании в дела прежде всего лицевых счетов работников на выдачу заработной платы, обращений граждан.

Что такое лист заместитель?

Карта-заместитель дела – документ, подтверждающий факт выдачи определенных дел, находящихся в архиве предприятия в надлежащем состоянии на конкретный период времени заинтересованному лицу. Документ должен содержать регистрационный номер и название дела, описи, а так же фонда.

Можно ли помещать в одно дело документы временного и постоянного сроков хранения?

Необходимо запомнить, что документы постоянного и временного сроков хранения не группируют в одно дело. Существует правило, по которому в дело не помещают более 250 листов при его толщине не более 4 см.

Интересные материалы:

Как вывести изображение с ноутбука на монитор?
Как вывести изображение с ноутбука на ноутбук?
Как вывести изображение с ПК на ноутбук?
Как вывести изображение с PlayStation 3 на ноутбук?
Как вывести изображение с пс4 на ноутбук?
Как вывести изображение со смартфона на ноутбук?
Как вывести ноутбук из режима в полёте?
Как вывести с ноутбука на проектор?
Как заблокировать клавиатуру на ноутбуке Lenovo?
Как заблокировать клавиатуру на ноутбуке от детей?